A Compliance Program to Protect the Companies – Un Programme d’Ethique et de Conformité pour Protéger les Entreprises

By | October 30, 2013

It is essential for international companies to have a Compliance Program in order to prevent misconducts, illegal payments and more importantly corruption of civil servants. Further to the introduction of the FCPA in the seventies in the USA, some years later the OECD has issued its convention on bribery and corruption in 1997 and has mobilized many international jurisdictions to persuade them to adapt their laws in order to intensify the fight against corruption. These new laws  have led to sanction companies with huge fines and to indict both companies and individuals.  In addition: a debarment, the exclusion of markets and sometimes the obligation to have an external monitor.

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Even though having a Compliance Program in place is not sufficient, at least it enables the companies to show and to prove that they have taken adequate measures to prevent bribery and corruption. Moreover Compliance Program is key to protect the reputation of a company which is an invaluable asset. There is no “one-size-fits all” program which must be customized depending on the company business model and risk profile. Companies cannot ignore the huge risks associated to corruption issues and must not remain inactive in this domain waiting for the whiplash of judicial authorities enforcement. On the contrary Companies must be pro active in evaluating all the potential risks, in implementing an adequate Compliance Program with a set of efficient procedures to prevent corruption in any corner of the Company.

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For information the United States Attorneys Manual (USAM) gives some guidance on this specific topic in the paragraph 9-28.800 such as:

Duties of Federal Prosecutors and Duties of Corporate Leaders

Compliance programs are established by corporate management to prevent and detect misconduct and to ensure that corporate activities are conducted in accordance with applicable criminal and civil laws, regulations, and rules. The Department encourages such corporate self-policing, including voluntary disclosures to the government of any problems that a corporation discovers on its own. However, the existence of a compliance program is not sufficient, in and of itself, to justify not charging a corporation for criminal misconduct undertaken by its officers, directors, employees, or agents. In addition, the nature of some crimes, e.g., antitrust violations, may be such that national law enforcement policies mandate prosecutions of corporations notwithstanding the existence of a compliance program……

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While the Department recognizes that no compliance program can ever prevent all criminal activity by a corporation’s employees, the critical factors in evaluating any program are whether the program is adequately designed for maximum effectiveness in preventing and detecting wrongdoing by employees and whether corporate management is enforcing the program or is tacitly encouraging or pressuring employees to engage in misconduct to achieve business objectives. The Department has no formulaic requirements regarding corporate compliance programs. The fundamental questions any prosecutor should ask are: Is the corporation’s compliance program well designed? Is the program being applied earnestly and in good faith? Does the corporation’s compliance program work? In answering these questions, the prosecutor should consider the comprehensiveness of the compliance program; the extent and pervasiveness of the criminal misconduct; the number and level of the corporate employees involved; the seriousness, duration, and frequency of the misconduct; and any remedial actions taken by the corporation, including, for example, disciplinary action against past violators uncovered by the prior compliance program, and revisions to corporate compliance programs in light of lessons learned……

-Prosecutors should therefore attempt to determine whether a corporation’s compliance program is merely a “paper program” or whether it was designed, implemented, reviewed, and revised, as appropriate, in an effective manner. In addition, prosecutors should determine whether the corporation has provided for a staff sufficient to audit, document, analyze, and utilize the results of the corporation’s compliance efforts. Prosecutors also should determine whether the corporation’s employees are adequately informed about the compliance program and are convinced of the corporation’s commitment to it. This will enable the prosecutor to make an informed decision as to whether the corporation has adopted and implemented a truly effective compliance program that, when consistent with other federal law enforcement policies, may result in a decision to charge only the corporation’s employees and agents or to mitigate charges or sanctions against the corporation. Compliance programs should be designed to detect the particular types of misconduct most likely to occur in a particular corporation’s line of business…..

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A Compliance Program is an absolute necessity to be in a position to control and prevent misconducts through adequate procedures but more importantly it is also both an opportunity and a path to radically change the company culture and to create a true ethical climate based on Trust and Integrity. An ethical climate fully disseminated within a company will enable the employees to fully concentrate themselves on the real assets and resources of the company.

 

La nécessité d’un

Programme d’Intégri

pour une entreprise

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Un nouveau contexte

– dans un contexte où la lutte contre la corruption dans le monde n’a jamais pris une telle ampleur et aujourd’hui par des pays que l’on ne s’attendait pas à voir comme de vrais acteurs engagés,

– dans un contexte où les dispositions d’extra-territorialité de certains états montrent leur efficacité – les USA et le UK en sont des exemples notoires – et où les entreprises françaises peuvent se trouver impliquées malgré elles,

– dans un environnement où les sanctions pénales, les amendes et les exclusions de marchés publics ont pris des proportions jamais égalées et où la collaboration entre les autorités judiciaires des différents pays se renforce tous les jours,

– dans un monde où l’accès direct à l’information, même confidentielle, peut exister du fait des nouvelles technologies et où toute information sensible peut être révélée publiquement, diffusée dans les médias et utilisée par les autorités judiciaires,

– dans des circonstances où la pratique des dénonciations de toute nature et où l’introduction des alertes éthiques se développent largement y compris en France,

– dans un climat de guerre économique mondiale exacerbé où toutes les initiatives peuvent être mises en oeuvre pour protéger des marchés, affaiblir un concurrent ou ternir une réputation.

jdl ethiconsult toute entreprise doit placer la prévention de la corruption au sommet de son agenda

Un examen objectif

N’est-il pas plus que jamais opportun pour une entreprise travaillant à l’international de réfléchir à la mise en place d’un programme d’intégrité robuste ou de vérifier l’efficacité de son programme existant en matière de prévention de la corruption ?

– Peut-on continuer à ignorer la réalité des risques pris par une entreprise qui aurait volontairement ou inconsciemment fait des impasses sur des risques majeurs de corruption dans ses transactions commerciales ?

– Comment peut-on s’approcher au plus près d’un programme d’intégrité recevable par une autorité judiciaire ?

– Pour une société ayant une organisation internationale ou travaillant dans plusieurs pays, son programme d’intégrité tel qu’il a été conçu en termes de politique de conformité, d’organisation, d’analyse des risques, de procédures mises en place et du contrôle et de l’audit de leur application, est-il crédible et suffisamment solide?

– Le programme d’intégrité est-il susceptible de convaincre un juge ou un procureur expérimenté du sérieux et de la détermination de ses plus hauts dirigeants et de son management dans le domaine de la prévention de la corruption ? Le programme d’intégrité tel qu’il est construit et mis en oeuvre est-il de nature à démontrer que des problèmes éventuels de corruption ne pourraient porter que sur des cas isolés, clairement prohibés par l’entreprise et difficiles à détecter?

– Une entreprise peut-elle se permettre de ne pas se situer au meilleur niveau parmi ses pairs en termes de prévention de la corruption ?

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Un programme d’intégrité

Un programme d’intégrité est indispensable pour une entreprise car en plus des dispositions réelles de prevention de la corruption au travers de procédures efficaces et adaptées, il crée les conditions de la mise en place d’une culture d’intégrité qui rendra chacun des salariés plus responsable de ses actes.

 Un programme d’intégrité n’est pas suffisant pour se protéger des poursuites par une autorité judiciaire, car sa mise en place ne permettra jamais un arrêt des poursuites en cas d’investigations. Il sera cependant utile dans le cadre des réductions d’amendes éventuelles. L’efficacité d’un bon programme d’intégrité réduira cependant de manière significative les risques de corruption.

 Un programme d’intégrité ou un programme de conformité s’articule autour des grands axes suivants:

 – l’engagement des dirigeants au plus haut niveau de l’entreprise,

– un examen exhaustif des risques de corruption potentiels pregnant en compte le profil de l’entreprise, au travers d’une cartographie des risques rigoureuse,

– une organisation dédiée, dirigée par le Directeur Ethique et Conformité,  avec l’autorité et l’indépendance nécessaires et dont le rattachement au plus haut niveau de la hiérarchie est essentiel,

– un code d’éthique et de valeurs,

– des politiques et des procédures qui résultent de l’examen des risques encourus par l’entreprise: relations avec les intermédiaires, consultants commerciaux, partenaires industriels, fournisseurs et sous-traitants, Joint Venture, consortium, cadeaux et hospitalité, contributions charitables, contributions politiques, sponsoring, mécénat, paiements de facilitation,

– un dispositif d’alerte éthique,

– une formation adaptée et couvrant en priorité les salariés les plus exposés,

– la communication,

– le contrôle et l’audit de conformité permettant la vérification  de la mise en place des règles et procédures du programme d’intégrité,

– une politique de sanctions pour réprimer les violations des règles internes.

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Une solution efficace et sur mesure

N’est-ce donc pas le bon moment en 2015, d’être mieux éclairé et mieux conseillé par des experts capable de dialoguer, en toute confidentialité et transparence, pour évoquer les mesures d’éthique et de conformité qu’une entreprise doit impérativement prendre et d’évoquer toutes les situations complexes rencontrées au quotidien?  Une entreprise doit être proactive dans ce domaine et réfléchir de manière objective aux risques de corruption auxquels elle pourrait être confrontée et ne pas se contenter d’attendre passivement les sanctions éventuelles des autorités judiciaires ou de régulation. Les risques majeurs sont souvent dans les processus de vente des contrats internationaux et dans les processus d’achat et de chaînes d’approvisionnnement.

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jdl.ethiconsult conduit cette réflexion objective et y apporte les réponses appropriées au travers d’une analyse des risques de corruption et d’un examen rigoureux des situations, afin de  permettre à une entreprise de progresser rapidement dans la maîtrise des risques de corruption.

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jdl.ethiconsult propose:

une présentation des nouveaux risques et enjeux,

– une analyse exhaustive des risques de corruption adaptée au profil de l’entreprise

– des dispositions permettant de renforcer le code d’éthique, la politique d’intégrité, les procédures, les formations, la communication interne, le contrôle et l’audit

 jdl.ethiconsult prend en compte les priorités, le calendrier, le rythme et le périmètre souhaités par l’entreprise.

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